Uma tecnologia que está sendo cada vez mais usada por empresas de todos os portes. O objetivo é simplificar e agilizar a forma como lidam com os documentos necessários no dia a dia.
Entretanto, alguns empresários continuam utilizando a assinatura tradicional, que demanda mais tempo e burocracia, seja por receio de usar métodos digitais ou por desconhecimento da possibilidade de aproveitar os benefícios da assinatura digital.
Em todo caso, nós iremos explicar como essa tecnologia funciona e se ela é realmente uma opção benéfica para o cotidiano de todas as empresas. É bom também visitar nossas outras páginas, pois há muitas informações relevantes sobre certificados.
O que é assinatura digital?
Pode ser definida como uma tecnologia que é usada no cotidiano de empresas, para autenticar documentos eletrônicos.
Essa tecnologia utiliza criptografia, para identificar aquele que está assinando o documento e proteger as informações contidas nele. Dessa forma, é possível conferir a validade jurídica do documento, que poderá ser usado com a mesma validade que um documento físico assinado à caneta.
É interessante destacar que, esse tipo de ferramenta é útil para empresas de todos os portes. Uma vez que, garante a validade de documentos, evitando que pessoas com intenções duvidosas aproveitem oportunidades para fraudar documentos relevantes.
A assinatura digital está sempre vinculada a um certificado digital, que funciona como a identidade da empresa que autentica a veracidade da assinatura. Para ter um certificado digital a empresa precisa de uma Autoridade Certificadora (AC), que irá associar cada membro da equipe a uma chave criptográfica para confirmar a identidade do usuário.
Em quais documentos se pode usar essa tecnologia?
De maneira resumida, se é um tipo de documento que possa ser criado em meio eletrônico, ele poderá ser assinado de forma digital.
Para tal, é preciso somente que o responsável pela assinatura possua certificação. Contratos em geral, procurações, atas e documentos societários, por exemplo, são alguns dos documentos que podem ser assinados digitalmente.
A assinatura digital tem validade jurídica, além de ser uma maneira de economizar tempo e poupar esforços. Justamente por permitir que a assinatura seja feita em poucos minutos, evitando a necessidade de transportar documentos pela cidade.
Ao possibilitar a assinatura digital, a empresa ganha segurança evitando que documentos importantes transitem pela cidade nas mãos de terceiros, uma vez que os documentos só serão vistos e utilizados pelos envolvidos na parte burocrática do cotidiano da empresa, sem precisar de motoboy transportando documento pela cidade.
Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
A assinatura digital é diferente de assinatura eletrônica. O termo assinatura eletrônica é usado para determinar todas as assinaturas realizadas em ambiente virtual. É portanto uma espécie de assinatura eletrônica. Entretanto, só é possível utilizar esse método quando existe um certificado digital envolvido.
Assinatura eletrônica usa a identificação do usuário por outros métodos, como a confirmação de endereço de IP do equipamento utilizado, biometria, token, login de usuário e senha e até mesmo códigos de segurança que podem ser enviados por SMS ou e-mail.
Quando o assunto envolve área com dados sigilosos de uma empresa, por exemplo, vale a pena trabalhar com a assinatura digital, por ser protegida por criptografia, garantindo que a tecnologia possa realmente atestar a identidade daquele que está assinando o documento. Dessa forma, os dados da empresa estão mais protegidos, evitando que pessoas possam se passar pelos responsáveis de seu negócio e ocasionem fraudes em relação aos documentos de seu negócio.
Quais são as vantagens da assinatura digital?
Ela oferece uma série de vantagens para as empresas que utilizam esse método para assinar seus documentos.
➊ Otimização de processos
Um dos aspectos mais importante relacionados à assinatura digital é justamente a otimização de processos. Permitindo que os documentos sejam rapidamente revisados e assinados pelos responsáveis. Sem precisar passar pelas mãos de terceiros ou demandar tempo de deslocamento com o documento a ser assinado.
➋ Segurança
Com o documento sendo aberto somente pelas partes diretamente envolvidas em sua confecção e assinatura, ocorre o ganho de segurança em relação a proteção de dados.
Além disso, o documento será assinado por meio de um sistema de certificado criptografado, o que garante a autenticidade dele. Evitando assim que ocorram fraudes nos processos que envolvem os documentos de sua empresa. Portanto, aumenta a segurança ao lidar com os dados de seu negócio.
➌ Custos reduzidos
Permite a redução das despesas do escritório e do departamento jurídico. Uma vez que, garante a validade jurídica sem precisar de reconhecimento de firma.
Isso é interessante por diminuir a demanda de tempo transitando com documentos até cartórios com fila, bem como, reduz a mão de obra envolvida nos processos. Afinal, não é preciso imprimir documentos, levar até um estabelecimento, esperar, autenticar e voltar disponibilizar as cópias para as partes interessadas. Por eliminar todos esses processos, é possível reduzir custos.
➍ É prático
O processo pode ser feito em qualquer equipamento com acesso à internet. Podendo ser até mesmo pelo celular do profissional envolvido na assinatura. O que é importante para que a praticidade evite atrasos no cronograma de assinatura de documentos importantes, que são responsáveis por manter a empresa funcionando a todo vapor.
Assinatura digital nas empresas
Empresas de todos os setores e portes podem se beneficiar da assinatura digital, como método de garantir a autenticidade de documentos. De modo que, essa tecnologia permita todos os benefícios anteriormente citados para o cotidiano de seu negócio.
É possível otimizar etapas de processos, potencializar resultados e ter autenticidade de todos os documentos com a assinatura digital sendo implementada em seu negócio.
Para tal, é preciso abrir mão das formas antigas de lidar com a documentação e trazer a informatização para o cotidiano de seu negócio. Afinal, vivemos na era digital e isso mudou a forma como as empresas trabalham com seus documentos e informações.
A proteção de dados é cada vez mais importante, sendo pauta inclusive de Leis a serem seguidas. Que tal modernizar a assinatura de seus documentos e se beneficiar?
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