O certificado digital é obrigatório por lei para algumas empresas, graças à Medida Provisória 2.200-2, de 24/08/2001 que criou o sistema nacional de Certificação Digital da ICP – Brasil.
A partir da Medida Provisória, aquelas empresas que são optantes pelo Lucro Presumido têm obrigação de emitir o Certificado Digital. Então se for o seu caso, as declarações para a Receita Federal exigirão e-CNPJ.
Quem é Simples Nacional é obrigado ter e-CNPJ? Depende de quantos contratados você tem. Mas a regra hoje é que se houver 2 ou mais funcionários, precisa sim de certificado digital.
Mas converse com seu contador para ter informação atualizada. Essas regras estão sempre mudando, então o profissional contador é a melhor fonte para tirar dúvidas.
Mas de qualquer forma muitas empresas estão migrando gradualmente para o uso do certificado digital, por ser uma ferramenta moderna que facilita o dia a dia. É um investimento que todo empresário deveria se organizar para fazer, de acordo com suas demandas internas e necessidades.
Benefícios de usar um e-CNPJ, Independente da Obrigatoriedade
✓ Minimização de processos burocráticos, o que reduz custos em muitos casos;
✓ Aumenta a credibilidade ao emitir mensagens de negociação, uma vez que, o certificado digital garante a autenticidade das mensagens trocadas;
✓ Reduz os custos de validação de documentos;
✓ Possibilita maior segurança nas transações eletrônicas.
Qual é a função de um certificado digital em empresas que não são obrigadas a ter um? Depende! O e-CNPJ dá autenticidade e segurança para todos os dados virtuais.
Ele possui criptografia que garante a autenticidade dos dados. Por isso, o certificado digital evita que a empresa precise enviar documentos assinados à mão. Esse processo de garantir a autenticidade por meio do certificado diminui custos com autenticação em cartório, minimiza a burocracia e papelada.
Portanto, é um aliado moderno para que seus colaboradores não percam tempo em filas de cartório ou imprimindo uma pilha de documentos que precisam ser assinados à mão um por um. É uma solução que vai permitir que sua empresa faça transações à distância com a mesma autenticidade de uma transação feita pessoalmente. Diante disso, é preciso que sua equipe administrativa perceba se o investimento será útil.
Quando o e-CNPJ é adicionado no cotidiano de seu negócio, é possível minimizar burocracias e ganhar tempo, o que pode aumentar bem a produtividade da equipe e reduzir custos.
De modo geral, é comum que esse recurso seja de grande ajuda mesmo nas empresas que não são obrigadas por lei a ter um certificado digital, o que acaba justificando o investimento, que poderá ser usado no longo prazo para trazer benefícios.
Como é o Processo para Comprar um e-CNPJ?
Esse é um certificado digital para ser obtido por pessoa jurídica, e existem diferentes formas de armazenamento. O mais vendido é o modelo e-CNPJ A1, que é onde o arquivo fica armazenado em seu computador. E tem o modelo e-CNPJ A3, que vai ser mais indicado para mídias móveis, como um pen drive ou cartão.
Depois basta selecionar qual será a autoridade certificadora responsável pela emissão deste documento eletrônico em nome da sua empresa. Depois que os documentos são validados, a certificação é emitida imediatamente, estando pronto para ser utilizado para todo tipo de atividade que requer mais segurança.
A validação presencial de certificado digital e-CNPJ é obrigatória? Não!
A sua empresa precisa disponibilizar uma série de documentos, para que a autenticidade seja verificada e o certificado seja emitido, principalmente o cartão CNPJ e alterações contratuais se houver, e demais identificações simples. Mas não é necessário comparecer a um posto físico para fazer isso.
Tendo CNH (mesmo que vencida) ou cadastro biométrico, você poderá realizar o processo de emissão por videoconferência, usando o computador ou celular.
Confira as Regras Regionais sobre a Obrigatoriedade do e-CNPJ
Apesar de hoje, as empresas que são optantes pelo Lucro Presumido e do Simples nacional com dois ou mais funcionários, serem as que precisam do certificado e-CNPJ, é importante destacar que, as prefeituras e Secretarias da Fazenda de alguns estados brasileiros, estão implementando os certificados digitais em uma série de ações necessárias para as empresas. Como a entrada e saída nos livros fiscais, IPI, apuração de ICMS, emissão de NF-e e outras etapas relevantes.
Então mesmo as empresas que não são obrigadas por lei a obterem um certificado, acabam sendo motivadas a fazer esse investimento por causa das regras de seu Estado. A boa notícia é que é algo que possui preços relativamente acessíveis, que variam de acordo com a autoridade certificadora escolhida para emitir o documento.
Importante ter certeza de que está comprando seu e-CNPJ de uma empresa certificadora séria, para que ele realmente tenha a validade jurídica necessária. Portanto, vale a pena pesquisar a reputação das empresas e a finalidade de seu certificado antes de fazer o investimento em algo que irá validar todos os documentos de sua empresa.
Lembrando que essas regras e obrigatoriedades podem mudar, então não deixe de consultar seu contador, pois ele pode te orientar passo a passo baseado em informações atuais.
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