Assinatura Digital é Bom? Vantagens

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Uma tecnologia que está sendo cada vez mais usada por empresas de todos os portes. O objetivo é simplificar e agilizar a forma como lidam com os documentos necessários no dia a dia.

Entretanto, alguns empresários continuam utilizando a assinatura tradicional, que demanda mais tempo e burocracia, seja por receio de usar métodos digitais ou por desconhecimento da possibilidade de aproveitar os benefícios da assinatura digital.

Em todo caso, nós iremos explicar como essa tecnologia funciona e se ela é realmente uma opção benéfica para o cotidiano de todas as empresas. É bom também visitar nossas outras páginas, pois há muitas informações relevantes sobre certificados.

 

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O que é assinatura digital?

Pode ser definida como uma tecnologia que é usada no cotidiano de empresas, para autenticar documentos eletrônicos.

Essa tecnologia utiliza criptografia, para identificar aquele que está assinando o documento e proteger as informações contidas nele. Dessa forma, é possível conferir a validade jurídica do documento, que poderá ser usado com a mesma validade que um documento físico assinado à caneta.

É interessante destacar que, esse tipo de ferramenta é útil para empresas de todos os portes. Uma vez que, garante a validade de documentos, evitando que pessoas com intenções duvidosas aproveitem oportunidades para fraudar documentos relevantes.

A assinatura digital está sempre vinculada a um certificado digital, que funciona como a identidade da empresa que autentica a veracidade da assinatura. Para ter um certificado digital a empresa precisa de uma Autoridade Certificadora (AC), que irá associar cada membro da equipe a uma chave criptográfica para confirmar a identidade do usuário.

 

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Em quais documentos se pode usar essa tecnologia?

De maneira resumida, se é um tipo de documento que possa ser criado em meio eletrônico, ele poderá ser assinado de forma digital.

Para tal, é preciso somente que o responsável pela assinatura possua certificação. Contratos em geral, procurações, atas e documentos societários, por exemplo, são alguns dos documentos que podem ser assinados digitalmente.

A assinatura digital tem validade jurídica, além de ser uma maneira de economizar tempo e poupar esforços. Justamente por permitir que a assinatura seja feita em poucos minutos, evitando a necessidade de transportar documentos pela cidade.

Ao possibilitar a assinatura digital, a empresa ganha segurança evitando que documentos importantes transitem pela cidade nas mãos de terceiros, uma vez que os documentos só serão vistos e utilizados pelos envolvidos na parte burocrática do cotidiano da empresa, sem precisar de motoboy transportando documento pela cidade.

 

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Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

A assinatura digital é diferente de assinatura eletrônica. O termo assinatura eletrônica é usado para determinar todas as assinaturas realizadas em ambiente virtual. É portanto uma espécie de assinatura eletrônica. Entretanto, só é possível utilizar esse método quando existe um certificado digital envolvido.

Assinatura eletrônica usa a identificação do usuário por outros métodos, como a confirmação de endereço de IP do equipamento utilizado, biometria, token, login de usuário e senha e até mesmo códigos de segurança que podem ser enviados por SMS ou e-mail.

Quando o assunto envolve área com dados sigilosos de uma empresa, por exemplo, vale a pena trabalhar com a assinatura digital, por ser protegida por criptografia, garantindo que a tecnologia possa realmente atestar a identidade daquele que está assinando o documento. Dessa forma, os dados da empresa estão mais protegidos, evitando que pessoas possam se passar pelos responsáveis de seu negócio e ocasionem fraudes em relação aos documentos de seu negócio.

 

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Quais são as vantagens da assinatura digital?

Ela oferece uma série de vantagens para as empresas que utilizam esse método para assinar seus documentos.

 

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➊ Otimização de processos

Um dos aspectos mais importante relacionados à assinatura digital é justamente a otimização de processos. Permitindo que os documentos sejam rapidamente revisados e assinados pelos responsáveis. Sem precisar passar pelas mãos de terceiros ou demandar tempo de deslocamento com o documento a ser assinado.

 

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➋ Segurança

Com o documento sendo aberto somente pelas partes diretamente envolvidas em sua confecção e assinatura, ocorre o ganho de segurança em relação a proteção de dados.

Além disso, o documento será assinado por meio de um sistema de certificado criptografado, o que garante a autenticidade dele. Evitando assim que ocorram fraudes nos processos que envolvem os documentos de sua empresa. Portanto, aumenta a segurança ao lidar com os dados de seu negócio.

 

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➌ Custos reduzidos

Permite a redução das despesas do escritório e do departamento jurídico. Uma vez que, garante a validade jurídica sem precisar de reconhecimento de firma.

Isso é interessante por diminuir a demanda de tempo transitando com documentos até cartórios com fila, bem como, reduz a mão de obra envolvida nos processos. Afinal, não é preciso imprimir documentos, levar até um estabelecimento, esperar, autenticar e voltar disponibilizar as cópias para as partes interessadas. Por eliminar todos esses processos, é possível reduzir custos.

 

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➍ É prático

O processo pode ser feito em qualquer equipamento com acesso à internet. Podendo ser até mesmo pelo celular do profissional envolvido na assinatura. O que é importante para que a praticidade evite atrasos no cronograma de assinatura de documentos importantes, que são responsáveis por manter a empresa funcionando a todo vapor.

 

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Assinatura digital nas empresas

Empresas de todos os setores e portes podem se beneficiar da assinatura digital, como método de garantir a autenticidade de documentos. De modo que, essa tecnologia permita todos os benefícios anteriormente citados para o cotidiano de seu negócio.

É possível otimizar etapas de processos, potencializar resultados e ter autenticidade de todos os documentos com a assinatura digital sendo implementada em seu negócio.

Para tal, é preciso abrir mão das formas antigas de lidar com a documentação e trazer a informatização para o cotidiano de seu negócio. Afinal, vivemos na era digital e isso mudou a forma como as empresas trabalham com seus documentos e informações.

A proteção de dados é cada vez mais importante, sendo pauta inclusive de Leis a serem seguidas. Que tal modernizar a assinatura de seus documentos e se beneficiar?

 

 

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